Przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej, podatnik
zobowiązany jest do złożenia pisemnego zgłoszenia do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o liczbie kas rejestrujących, które zamierza stosować oraz miejscu (adresie) ich używania. Podatnicy, którzy dokonują zgłoszenia jednej kasy, mogą to zrobić na formularzu zgłoszenia o miejscu instalacji kasy (załącznik nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r.) o ile zgłoszenie to zostanie złożone
przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.
Podatnicy obowiązani są rozpocząć w wyznaczonym terminie ewidencjonowanie przy zastosowaniu co najmniej 1/5 (w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych) liczby
kas fiskalnych, która została zgłoszona przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego jako niezbędna do prowadzenia ewidencji we wszystkich miejscach sprzedaży. Od pierwszego dnia każdego następnego miesiąca podatnicy są obowiązani zainstalować i zastosować do prowadzenia ewidencji kolejne kasy w liczbie nie mniejszej niż liczba kas przypadająca do zorganizowania ewidencji w pierwszym miesiącu.
W praktyce wygląda to następująco. Załóżmy, że z dniem 1 kwietnia chcemy wystawiać paragony na kasie fiskalnej, która jest pierwszą w naszej firmie. Na co najmniej jeden dzień (można oczywiście wcześniej) przed zakupem kasy składamy w urzędzie skarbowym osobiście lub wysyłamy listem poleconym druk zgłoszeniowy (przykładowy do pobrania
tutaj). Następnie zakupujemy kasę fiskalną a serwis po przeszkoleniu wprowadza ją w tryb fiskalny. Fiskalizacja ta musi nastąpić najpóźniej w dniu 1 kwietnia (czyli tym, który widnieje na zgłoszeniu jako termin rozpoczęcia ewidencjonowania).